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Segunda fragmentação de documentos realizada no ano amplia vida útil do Arquivo Municipal; somada à primeira ação, realizada em maio, já são 26 toneladas de documentos fragmentados

Santo André, 30 de novembro de 2017 – Seguindo o planejamento de melhorar as condições do Arquivo Municipal, a Prefeitura de Santo André, por meio da Secretaria de Inovação e Administração, realizou na última terça-feira (28) a eliminação de mais 15 toneladas de processos antigos em contrato com a iniciativa privada, que recolheu o material para reciclagem e ainda pagará aos cofres públicos aproximadamente R$ 6 mil. A primeira fragmentação  ocorreu em maio, quando houve a eliminação de 11 toneladas de documentos, gerando quantia semelhante de retorno financeiro. Há quase dez anos nenhum documento era eliminado do Arquivo Municipal, causando superlotação.

A fragmentação ocorrida nesta semana eliminou por volta de 180 mil processos, abrindo espaço no Arquivo Municipal. O galpão guarda aproximadamente 1 milhão de processos. Assim, a Prefeitura pretende fazer ações como esta regularmente. O prefeito Paulo Serra acompanhou o trabalho e verificou a importância da manutenção do Arquivo em um estado melhor. “Esta redução de papéis traz diversos pontos positivos. Reduz a burocracia, coloca mais eficiência e moderniza a gestão, trazendo para um modelo digital. Além disso, o uso do papel é mais caro e a reciclagem reverte ganho para os cofres públicos. Esta é mais uma ação inovadora e cheia de benefícios para a cidade”, comentou.

“Esta é mais uma etapa do projeto de redução da quantidade de papel produzido e armazenado na Prefeitura, visando a implantação de um modelo de processo eletrônico municipal. Todos os processos aqui fragmentados foram microfilmados ou tiveram seu tempo de vida útil expirado de acordo com nossa tabela de temporalidade. Projeto este que já se tornou um processo permanente”, completou o secretário adjunto de Inovação e Administração, Pedro Seno.

A maioria dos arquivos eliminados apresentava pedido de serviços, que foram executados ou não, mas que pela tabela de temporalidade já estavam encerrados vindos de diferentes secretarias e departamentos. O processo para a extinção corresponde primeiramente na divulgação pública através de edital para conhecimento da eliminação e um termo legal após a realização da ação. A expectativa da Secretaria é de melhorar o serviço facilitando o processo ao longo do tempo, desafogando assim o Arquivo Municipal.

Texto: Guilherme Menezes
Foto: Ricardo Trida/PSA