Ir para o conteúdo

O Departamento de Apoio Administrativo tem em sua estrutura:

a) Gerência de Administração; 

b) Gerência de Planejamento do Paço Municipal;

c) Gerência de Planejamento de Materiais: 

1. Encarregatura de Patrimônio;

2. Encarregatura do Almoxarifado.

d) Gerência de Atendimento e Serviços Gerais; 

e) Gerência de Arquivo e Correspondência 

1. Encarregatura do Arquivo Municipal.

Descrição do departamento:

a) Gerência de Administração, tem por finalidade; 


b) A Gerência de Planejamento do Paço Municipal, tem por finalidade:

• planejar, coordenar e executar as atividades de manutenção preventiva e corretiva dos bens imóveis do Paço Municipal;
• instruir processos de compra e/ou contratação de materiais/serviços para manutenção do Paço Municipal;
• gerir o contrato de manutenção dos elevadores do Prédio do executivo e da Cultura/Educação;
• gerir o contrato de manutenção do gerador do Prédio do Executivo;
• elaborar e coordenar as mudanças de layout no Prédio do Executivo;
• acompanhar atividades relativas ao tombamento do Paço Municipal.
   

• Abertura e instrução inicial dos processos de aquisição de materiais de uso comum da PSA, com exceção de aquisições por dispensa de licitações, a saber:
• Gêneros Alimentícios – Açúcar;
• Gêneros Alimentícios – Café em pó;
• Material de expediente – Papel Sulfite;
• Materiais de Limpeza e Higiene Pessoal;
• Saco para Lixo;
• Cartuchos e Toners (neste momento vigente outsourcing de impressão);
• Materiais de Escritório;
• Copos descartáveis;
• Calçados;
• Uniformes;
• EPI’s
• Impressos;
• Confecção de carimbos
• Gestão do sistema SICOM (Sistema Informatizado de Compras), a saber:
  • Liberação de acesso;
  • Cadastro de novos itens;
  • Alteração de descritivo;
  • Fechamento de movimentação dos almoxarifados (mensal e anual);
  • Inventário anual dos almoxarifados;
  • Gestão das requisições mensal das unidades atendidas (cadernos de matérias / Cotas);
  • Avaliação e liberação de requisições de materiais (avulsas);
  • Vinculação de itens aos almoxarifados;
  • Procedimentos visando aquisição de materiais, que compreende elaboração de Solicitação de Compras, Emissão de Empenho e Elaboração de Autorização de Fornecimento;
• Obtenção de orçamentos diversos tanto para aquisições como para instrução de processos;
• Avaliação de documentos e amostras quando solicitados nos processos de licitação acima mencionados;
•  Envio de amostras de produtos para testes e laudos (quando necessário);
• Recebimento de processos, documentos diversos e notas fiscais;
• Encaminhamento de NFs. para pagamento;
• Notificação de atraso de entrega;
• Análise de pedido de troca de marca de produtos dos contratos;
• Intervenção junto à empresa quando detectado produtos com defeito;
• Fornecimento às empresas de modelos e descritivos de impressos a serem confeccionados bem como aprovação dos mesmos;
• 1 - Encarregatura de Patrimônio:
  • Classificação de materiais (informar se é bem permanente ou não);
  • Incorporação de bens móveis e imóveis;
  • Vistoria e liberação de bens inservíveis;
  • Transferência de bens móveis entre as unidades da PSA;
  • Abertura de prontuário para guarda de documentos referentes a imóveis;
  • Fechamento mensal das contas de móveis e imóveis com envio à Contabilidade;
  • Inventário patrimonial dos bens móveis (anual);
  • Bloqueio de bens por furto, roubo, dano e perda;
  • Baixa de bens móveis inservíveis, imóveis e veículos;
  • Informação sobre patrimônio nos pedidos de adiantamento;
  • Emplacamento de bens;
• 2 - Encarregatura de Almoxarifado:
  • Controle, conferência e guarda dos materiais adquiridos;
  • Atendimento às requisições de fornecimento das diversas áreas;
  • Logística de distribuição dos produtos requisitados pelas áreas;
  • Procedimentos de entrada/saída (sistema) de produtos fornecidos diretamente aos setores através de contrato de fornecimento (ex; gêneros alimentícios, etc.);
  • Coleta, armazenagem e controle de toners (vazios) para logística reversa;
     

d) A Gestão de Atendimento e Serviços Gerais, tem por finalidade:

• Administrar compras e contratos pertinentes ao setor;
• Instruir processos;
• Planejar, acompanhar e supervisionar a rotina das equipes de serviços gerais, copa e recepção;
• Administrar os recursos humanos, bens patrimoniais e materiais de consumo;
• Intermediar a resolução de conflitos;
• Fazer o fechamento do controle de frequência dos servidores;
• Elaborar relatórios, comunicados, ofícios, correspondências, etc.
• Avaliar o desempenho da equipe;
• Gerenciar segurança do trabalho;
• Treinar as equipes;
• Gerenciar os beneficiários do “Programa Frente Social de Trabalho”;
• Prestar suporte aos servidores;

e) A Gestão de Arquivo e Correspondência, tem por finalidade:

• 1 - Encarregatura de Arquivo Municipal
  • Arquivamento e desarquivamento de processos da Prefeitura através do aplicativo;
  • Atendimento pessoal para vistas e retirada de processos arquivados;
  • Organização de processos.

• Gestão documental 
  • Suporte no recebimento, classificação e arquivamento de documentos;
  •  Elaboração de relatórios e planilhas;
  • Implantar e dar suporte às áreas para a construção da tabela de temporalidade;
  • Organizar e acompanhar a eliminação de processos e documentos que cumpriram a temporalidade;
  • Prestar suporte às áreas na organização de arquivos e documentos assim como auxílio em sua remoção;
  • Alimentação do app de localização dos 1.200.000 processos no Arquivo Central da Prefeitura.
• Correspondência
  • Distribuição das correspondências no Prédio Executivo com o serviço de Mensageiro;
  • Envio de malote externo: entrega de processos e documentos nas unidades externas.
  • Serviço de correio da Prefeitura, como: Telegramas, Carta Simples, Carta Registrada, IPTU, Sedex, Sedex Internacional.
  • Distribuição dos jornais para as Secretarias do Prédio Executivo.
• Reprografia:
  • Atendimento na produção de cópias e digitalização de processos e documentos circulantes na Prefeitura;
• Gestão da Prestação de Serviços de Estacionamento
  • Cadastro, atualização e orientação dos usuários;
  • Autorização e liberação de vagas e cortesias em eventos e reuniões extraordinárias;
  • Orientação, autorização e liberação de vagas para carga e descarga;
  • Fiscalização e supervisão da operação e da prestação de serviços vigentes em contrato da empresa de exploração dos três estacionamentos, bem como acompanhamento dos relatórios de arrecadação e pagamentos.
• Microfilmagem
  • Manuseia, microfilma, processa, duplica e armazena os microfilmes dos processos administrativos que conforme a tabela de temporalidade necessitam ser microfilmados;
  • Executa o atendimento de cópia e consulta dos processos armazenados em microfilmes para o atendimento da PMSA e da Municipalidade.

Diretor
José Roberto Pscheidt Júnior
Telefone: (11) 4433-0213
JRPscheidt@santoandre.sp.gov.br